Korfbalvereniging Hoogkerk hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. Wij doen er alles aan de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens.
Lidmaatschap:
De volgende gegevens worden opgevraagd in het aanmeldingsformulier:
– naam
– adres
– postcode
– woonplaats
– geboortedatum
– telefoonnummer
– e-mailadres
– pasfoto
De verwerking vindt plaats voor de ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten. De verwerking wordt gedaan door de afdeling ledenadministratie (secretaris en penningmeester) en de afdeling communicatie. Doordat de gegevens ingevuld worden in de ledenadministratie via de tool ‘Sportlink’, zijn deze ook inzichtelijk voor het KNKV (Koninklijk Nederlands Korfbal Verbond, de overkoepelende sportbond). Het KNKV heeft de gegevens nodig voor het invullen en controleren van de wedstrijdformulieren, waarin de registratie van de spelers en staf van het team per wedstrijd gedaan wordt. Dit is noodzakelijk om de speelgerechtigheid na te kunnen gaan.
Bij opzegging van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens na 2 jaar vernietigd; behoudens de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor relevante zaken.
Aanmelden voor het weekbericht:
De volgende gegevens worden opgevraagd bij het aanmelden voor het weekbericht:
– naam
– e-mailadres
De verwerking wordt gedaan voor het verstrekken van informatie in de vorm van het weekbericht. De gegevens worden verwerkt door de afdeling communicatie.
Foto- en filmmateriaal:
Op onze website en via andere media wordt beeldmateriaal van leden gedeeld. Voor de gehele lidmaatschapsperiode en na mogelijke beëindiging van het lidmaatschap wordt eenmalig toestemming gevraagd voor de volgende zaken: het publiceren van foto’s en filmmateriaal op het internet of enig ander medium, het gebruik van foto’s en filmmateriaal voor promotionele doeleinden, opnames voor radio en/of televisie. Bij leden tot 18 jaar wordt er toestemming gevraagd aan de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger. Bij leden van 18 jaar of ouder wordt dit aan het lid zelf gevraagd. De keuze wordt opgeslagen en bewaard door het bestuur van Korfbalvereniging Hoogkerk. Leden kunnen hun toestemming ten aller tijde intrekken.
Beveiliging van persoonsgegevens:
Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligings-software als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:
– Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
– Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
– Wij als vereniging hebben geen papieren documenten waarop de persoons-gegevens staan.
De vereniging verklaart verder:
Persoonsgegevens van minderjarigen worden enkel verwerkt als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Dit is in het aanmeldingsformulier verwerkt.
Alle leden hebben het recht op inzage, correctie of verwijdering van (een deel) van de eigen persoonsgegevens.
Wij zullen nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Als u een klacht hebt over de verwerking van persoonsgegevens, dan vragen we u met ons contact op te nemen. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als iemand een kwetsbaarheid in onze systemen ontdekt, dan verzoeken we om die aan ons door te geven, zodat we de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen kunnen verbeteren.
Groningen, 22 mei 2018
